Hoe een miljardair van 'Shark Tank' vergaderingen runt

De ondernemer Daniel Lubetzky richtte in 1994 zijn eerste bedrijf op – PeaceWorks, dat Israëliërs en Palestijnen met elkaar verbindt zodat ze samen bedrijven kunnen opbouwen – nadat hij was afgestudeerd in de rechten aan Stanford. Daarna kreeg de Mexicaans-Amerikaanse ondernemer trek in een gezonde snack die paste bij zijn snelle levensstijl. Daarmee ontstond het idee voor zijn miljardenbedrijf Kind.

In 2020 verkocht hij Kind voor naar verluidt 5 miljard dollar aan de Amerikaanse snoepfabrikant Mars. Sindsdien heeft hij het Mexicaanse voedingsmerk Somos opgezet, evenals een investeringsarm Equilibra en de nonprofit Starts With Us.

Lubetzky vertelde Insider dat hij bij voorkeur met zijn teams tegenover elkaar zit, aan tafel of digitaal. Hij beschouwt besprekingen als cruciaal, zei hij, en richt zich daarbij op het afgaan op een gemeenschappelijk doel, actief luisteren, en af en toe humor gebruiken om spanning te ontladen.

Hoewel Lubetzky elke dag besprekingen voert, vraagt hij zijn team om tijd vrij te maken in zijn agenda om e-mails te beantwoorden. Zijn assistenten weten bovendien dat de laatste vergadering die ze voor hem kunnen inplannen laat in de middag is, want Lubetzky vindt het belangrijk om elke avond te eten met zijn vrouw en kinderen. Zijn team kan ook geen afspraken boeken in het weekend.

Dit is hoe Lubetzky vergaderingen voert.

Hij besteedt de tijd in percentages

De assistenten van Lubetzky houden zijn agenda bij en zorgen ervoor dat hij zijn tijd aan de juiste vergaderingen besteedt met behulp van een systeem van percentages.

"Mijn assistanten weten dat 25 procent van mijn tijd voor Kind moet zijn, 35 procent van mijn tijd voor Equilibra en 40 procent van mijn tijd voor filantropie, in het bijzonder Starts With Us", aldus Lubetzky. "Zij houden mijn agenda bij en plannen vergaderingen op basis hiervan. Ook geven ze tegengas en laten ze het mij of mijn team weten als er iets is dat dit zou kunnen beïnvloeden."

Hij zorgt ervoor dat het niet alleen maar over zaken gaat

Lubetzky's bedrijven omarmden werken op afstand en tussenvormen al lang voor de coronapandemie, dus hij is goed op de hoogte van de noodzaak om banden te scheppen bij digitale vergaderingen met zijn teams. Daarom is het voor hem van belang om niet alleen kwesties af te vinken en door te gaan naar het volgende agendapunt.

"Je moet over waarden praten, met elkaar in verbinding staan, je moet er voor elkaar zijn", aldus Lubetzky. "We proberen ervoor te zorgen dat onze vergaderingen niet alleen draaien om wat er op de agenda staat." Om het gesprek op gang te brengen, vraagt hij leden van zijn team naar hun familie en hoe het leven ervoor staat in hun deel van de wereld.

Hij de-escaleert spanning door het niet persoonlijk te maken

Lubetzky's eerste bedrijf, PeaceWorks, leerde hem hoe je met moeilijke gesprekken omgaat. "Bij deze vergaderingen ging het om besprekingen met Israëliërs en Palestijnen tot 1 uur in de ochtend in Oost-Jeruzalem over een product dat we gezamenlijk wilden creëren. Het was net vuurwerk", aldus Lubetzky. "Ik heb daarbij geleerd dat je het vurig met elkaar oneens kunt zijn zonder het persoonlijk te maken."

Lubetzky heeft nog steeds te maken met lastige vergaderingen. "Onlangs was ik bij een evenement met enkele bekende topondernemers. Een van hen, bij wie ik aan tafel zat, was zeer luidruchtig, agressief en star in zijn mening", zegt Lubetzky. "Ik leunde voorover, luisterde mee, en zei: 'oké, ik geloof dat je a, b en c zegt.' Ik erkende zijn goede punten, toen bracht ik hypothetische aspecten in om wat frictie te creëren in zijn veronderstellingen. Ik heb hem niet op andere gedachten gebracht, maar wel zijn aanpak van het gesprek veranderd. Het toonde hem hoe hij evenveel passie kan inbrengen zonder zo agressief te zijn." 

Hij laat altijd ruimte voor creativiteit en bijsturing 

Lubetzky gelooft dat creativiteit een kostbare grondstof is. Hij besteedt altijd aandacht aan ideeën en moedigt brainstormen aan. "Als we het over financiën hebben en een ongerelateerd idee komt op en iemand zegt: 'waarom doen we dit niet voor ons plantaardige merk Somos?' Dan gaan we graag een andere richting uit", zegt hij.

Als hij echter denkt dat de vergadering wordt gekaapt, gebruikt hij enkele eenvoudige zinnen om ervoor te zorgen dat gesprek productief blijft. "Als een lid van het team bijvoorbeeld teveel grappen maakt, zeg ik iets als, 'oké, laten we doorgaan', of 'oké jongens, wat is de agenda?'", aldus Lubetzky.

Hij eindigt met resultaten

Hoewel Lubetzky bereid is om af te wijken van de agenda aan het begin van een vergadering, zorgt hij ervoor dat elke vergadering op dezelfde manier eindigt: met een focus op groei, roosters en doelen. "Tegen het einde van de vergadering moet het heel duidelijk zijn wat er moet gebeuren, wie daarvoor verantwoordelijk is, wanneer het moet gebeuren en of er tussentijdse maatstaven zijn", zegt hij. "Bij de afsluiting is het erg belangrijk om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is." 

Hoe elk team op de hoogte blijft, verschilt per bedrijf — bij Start With Us gebruikt het team Asana om doelen te organiseren en voor projectmanagement, terwijl andere teams de voorkeur geven aan Slack. Lubetzky is niet betrokken bij de gesprekken op Asana of Slack, zegt hij, omdat hij de leden van het team in staat wil stellen om de details te overzien. Hij geeft zijn input tijdens vergaderingen of via e-mail.

LEES OOK: 3 topondernemers delen hun beste tips voor studenten die een eigen bedrijf willen beginnen